BPM y CMS son dos caras de la misma moneda. BPM gestiona los flujos de actividades e de información, mientras que CMS organiza y almacena información. Es normal que ambas plataformas tengan sinergías y que sean simbióticas.
Sin embargo, las plataformas hay nacido con un enfoque: BPM o ECM , posteriormente, al ver que el otro componente complementario falta, es cuando se empieza a expandir hacia a BPM o ECM.
La realidad es que este tipo de enfoque tiene, en su aplicación práctica, una descompensación en el estado de madurez de los componentes. Una buena plataforma de BPM tendrá una ECM adecuada y una buena plataforma ECM debe tener una plataforma BPM adecuada
Hay otros casos en que los coses de licencias y la complejidad de la implementación de estas plataformas, hacen que su implementación no sea viable para la inmensa mayoría de las organizaciones, especialmente las PYME.
El equipo iFlowBPM decidió no elegir ese camino. Decidimos no crear o ampliar un ECM , sino interactuar con las plataformas ya existentes.
Este enfoque tiene varias ventajas:
- Elegir con cuidado el ECM – iFlowBPM permite elegir lo mejor para cada organización y para cada caso concreto. Desde Alfresco, LifeRay, Sharepoint, OpenCMS o simplemente NTFS y NFS. Las organizaciones tienen diferentes normas y requisitos.
- Asegurar los procesos de información no estáticos – El hecho de relacionarnos con varios CMS, obligó al equipo de iFlowBPM a mantener la plataforma abierta y genérica. Esto nos permite realmente implementar procesos independientes de la manera en que los documentos se archivan. Este grado de libertad es la clave cuando se está en una organización con múltiples fuentes de información.
Uno de los mayores factores de resistencia en utilizar, de manera consistiente, los portales ECM y BPM es el “overhead” en el uso de estas plataformas. Una gran cantidad de usuarios deja de utilizar varias veces este tipo de plataformas volviendo al correo electrónico como una manera de ejecutar los procesos y realizar transacciones de información.
iFlowBPM resuelve este problema bajando el tiempo necesario para enviar u obtener un documento a unos 7 segundos. Si se compara este tiempo con el tiempo normal para gestionar un documento en Sharepoint, Documentum o Filenet llegamos a la conclusión, que estas plataformas gastan con frecuencia 20 a 30 segundos debido al tiempo navegación y de carga / descarga de documentos.