O iFlowBPM tem provado que é uma solução que consegue resolver, de forma sistemática, bloqueios à implementação de BPM nas organizações.
Um dos cenários mais frequentes que temos tido é a necessidade de implementação de um fluxo simples. Por exemplo, aprovação de facturas, ou aprovação de acções de marketing.
Ambos os cenários tem as seguintes características em comum:
- Simplicidade. Os fluxos pedidos são muito simples. Mas são suficientemente importantes para deixarem de ser geridos de forma ad-hoc através de e-mail.
- Orçamento Reduzido. Este tipo de iniciativas não tem orçamento individualizado e normalmente é orçamento numa outra rúbrica qualquer, tipo marketing.
- Urgente. A necessidade de implementação do fluxo é para ontem.
Curiosamente, as dificuldades que temos encontrado são externas aos utilizadores e departamentos que desejam implementar o fluxo, dispondo de fundos disponíveis e recursos de negócio.
No entanto, as implementações departamentais de BPM deparam-se tipicamente com dois obstáculos:
- Políticas Corporativas – Assim que se fala em BPM a organização entra em modo de “mega plataforma”. O que era um projecto tendencialmente de poucos dias transforma-se num projecto de meses. É preciso validar a arquitectura, licenciamentos corporativos, garantia de não sobreposição de solução. Depois é preciso alocar um gestor de projecto, realizar análise de risco e ROI’s. Passadas estas fases, o departamento de TI informa que os recursos estão sobrealocados e que apenas dentro de 3 meses poderá dar resposta.
- Infraestrutura – Aquilo que o negócio sabe que é uma solução táctica e que consumirá poucos recursos (poucas facturas para aprovar) é transformado num pequeno monstro. E se forem 10.000 facturas? E qual o nível de segurança exigido? E qual o risco de perda de informação?
Estes dois obstáculos advêm muitas vezes de não haver especialização para tipos de projecto. Cada vez mais organizações implementam sistemas de gestão de qualidade e processos, como a ISO 9001:2008 ou CMMI v1.3. Mas em nenhuma das definições, destes standards, está indicado que os processos de análise tem de ser pesados, burocráticos e que não possam ter atenção à dimensão e impacto dos projectos.
O iFlowBPM tem sido assim introduzido nas empresas e organizações como uma plataforma de baixíssimo impacto na sua implementação, quer por ser Open Source e não ter custos de licenciamento, quer pela sua baixa pegada tecnológica de implementação.
O modelo SaaS (Software as a Service) permite inclusivamente que toda a solução esteja alojada externamente às organizações. O BPM passa assim de uma solução tecnológica para um serviço que é consumido.
É precisamente neste contexto que os orçamentos para a execução de projectos em iFlowBPM têm sido executados, com os custos a serem classificados como um serviço de negócio em vez de serem classificados como um custo tecnológico. E faz todo o sentido porque o iFlowBPM + Fluxos é de facto uma solução de negócio para o negócio.