Actualmente temos sido contactados para o estudo de cenários de substituição do actual gestor de conteúdos. Mostramos-lhe, assim, quais os motivos dos pedidos de substituição do ECM e o que temos feito nesse sentido.
O Custo é o principal motivo para o estudo da substituição do Gestor de Conteúdos. Microsoft Sharepoint, Documentum e Filenet são todos ECM de gama e temos sido alvo de contactos de modo a avaliar a sua substituição.
Os tempos actuais exigem uma imperiosa racionalização dos orçamentos das empresas e departamentos de TI, deste modo apresentamos três pressões críticas para o estudo da substituição:
- Custo. Quer seja o elevado custo da manutenção ou o facto de o actual sistema de licenciamento estar ligado ao número de utilizadores ou documentos, o custo torna-se indispensável.
- Funcionalidades. Após uma verificação das funcionalidades utilizadas, torna-se evidente que existem, por vezes, apenas três componentes mais importantes: arquivo documental, sistema de controlo de acessos e procura. Ora, existem muitos outros ECM Open Source que suportam muito bem estas três componentes.
- Complexidade. “Menos é mais”. A complexidade de funcionalidades e de grandes sistemas torna-se um obstáculo à utilização pragmática do Gestor de Conteúdos. Muitas organizações não precisam de ter na mesma plataforma sistemas de inquéritos, foruns, micro-sites e blogs. Tudo o que querem é arquivar e indexar documentos de forma eficiente, com um baixo custo de implementação e administração.
iFlowBPM/ECM Open Source substitui ECM de elevado custo
Em clientes, com este cenário, implementamos um ECM Open Source. Existem vários no mercado com várias características (Alfresco, LifeRay).
Onde entra o iFlowBPM?
O iFlowBPM entra na orquestração e simplificação de manuseamento dos processos.
Neste cenário o iFlowBPM não é usado na sua vocação primária, mas sim como um auxiliar, ao implementar as funcionalidades que o ECM não tem.
A título de exemplo, o iFlowBPM pode, mediante o tipo de documento e após inspeccionar algumas propriedades do documento, arquivá-lo, introduzir meta-tags ou enviá-lo para um conjunto de destinatários.
Produtos Inovadores – iFlow Virtual FS e iFlow Drive
Se o iFlow Drive ou iFlow Virtual File System forem também implementados então os utilizadores têm ganhos de tempo na manipulação dos documentos entre 30 a 60 segundos por documento, mesmo em comparação com os sistemas originais de Sharepoint, Filenet ou Documentum.
Os nossos clientes dispõem assim de uma solução com menores custos de licenciamento e administração, com mais poder e funcionalidades que tinham com os sistemas originais.
Por exemplo, o iFlow Virtual FS permite sistemas de autorização de acesso a documentos contra AIM (Application Integration Management) genéricos.
O iFlow Virtual FS pode ser uma alternativa viável a um ECM inteiro, expandindo as capacidades do Windows NTFS nativo. Ao expandir o NTFS e permitir meta “tagging” dos ficheiros, bem como um sistema mais transparente de ACL’s. Pode utilizar também as suas próprias ACL’s do NTFS se necessário, o iFlow Virtual FS permite inclusivamente eliminar o seu actual ECM.
Outro problema que os ECM têm é que muitos deles exigem a navegação dos documentos através de um web browser. O tempo de abertura de um web browser, autenticação e navegação, pode ser uma barreira importante para que a sua utilização seja global.
Se este cenário tem pontos de contacto com o seu cenário actual: