O BPM e o ECM são duas faces da mesma moeda. O BPM gere fluxos de actividades e informação enquanto que o ECM organiza e arquiva a informação. Será normal portanto que ambas as plataformas tenham sinergias e que sejam simbióticas.
Contudo, as plataformas nascem com um foco: ou BPM ou ECM. E mais tarde, notando que falta a outra componente complementar, começam a expandir ou para BPM ou ECM.
A realidade é que este tipo de abordagem tem a nível prático uma dissonância no estado de maturidade das duas componentes. Uma boa plataforma de BPM terá um ECM suportável e vice-versa.
Existem ainda outros casos em que os custos de licenciamento e a complexidade de implementação tornam essas plataformas quase proibidas de implementação para a esmagadora maioria das organizações, nomeadamente as PME’s.
A equipa do iFlowBPM decidiu não enverdar por esse caminho. Decidimos não criar ou expandir um ECM, mas antes interagir muito bem com as plataformas já existentes.
Esta aproximação tem vários benefícios:
- Escolher adequadamente o ECM – pelo facto do iFlowBPM permitir escolher o que melhor se adequa a uma organização e a um caso específico. Desde o Alfresco, LifeRay, Sharepoint, OpenECM ou simplesmente NTFS e NFS, as organizações têm requisitos e graus de exigência diferentes.
- Garantir a não estaticidade dos processos e informação – o facto de interagirmos com vários ECM forçou a equipa do iFlowBPM a manter a plataforma aberta e genérica. Isto permite que de facto consigamos eficazmente implementar processos independente de como são arquivados os documentos. Este grau de liberdade é chave quando se está numa grande organização com múltiplas fontes de informação.
Um dos grandes factores de resistência em utilizar, de forma consistente, os portais ECM e BPM é o “overhead” na utilização dessas plataformas. Muitos utilizadores desistem de utilizar recorrentemente tais plataformas voltando-se novamente para o email, como forma de executar processos e transaccionar informação.
O iFlowBPM resolve esta questão baixando o tempo que é preciso para enviar ou obter um documento para cerca de 7 segundos. Se comparar este tempo com o tempo normal para transaccionar um documento em Sharepoint, Filenet ou Documentum chegará à conclusão que nessas plataformas gasta frequentemente 20 a 30 segundos, devido ao tempo gasto na navegação e upload/download dos documentos.